Vedtatt på styremøtet 2017-02-13.

Instruks for styret

Styremøter

Styremøter i NUUG arrangeres helst hver måned. De annonseres på NUUGs webside og en påminnelse bør sendes til styrets medlemmer ca en uke i forveien.

Agenda skal være fastsatt 24 timer før møtet starter. Kun saker på agenda kan vedtas.

Møtet bør ikke vare lenger enn 1.5 time, styret bør heller vurdere å splitte det opp i flere møter, tettere sammen enn normalt om de trenger mer tid.

Dersom referenten ønsker kan det gjøres opptak av styremøter, disse opptakene er kun til bruk for referatføring. Etter at godkjent referat er utsendt skal opptak slettes.

Referat godkjennes via epost til styret. Utkast til referat sendes styret per epost så snart det er klart, og styret har så 14 dager fra mottakelsen av utkastet til å komme med rettelser til referenten. Når 14 dager er gått, så skal eventuelt oppdatert referat sendes styret per epost. De som sendte inn kommentarer er ansvarlig for å kontrollere at det korrigerte referatet er akseptabelt. Når 14 dager fra første utsending er gått anses referatet som godkjent med de kommentarene som er kommet inn.

Godkjente referater legges ut fortløpende på NUUGs hjemmesider, samt sendes på epost til en epost-liste med spesielt aktive medlemmer.

Rollebeskrivelser/ansvarsområder

Leder

Leder styremøtene. Skriver årsrapport til årsmøtet. Godkjenner utbetalinger i samarbeid med kasserer. Attesterer fakturaer.

Sekretær

Innkaller til styremøter. Sørger for at referater fra styremøter og årsmøter legges ut på web. Holder kontakt med sekretariatet ved behov.

Kasserer

Attesterer og registrerer utbetalinger i nettbank. Godkjenner utbetalinger i samarbeid med leder. Oppdaterer økonomioversikten på web. Legger fram økonomistatus på hvert styremøte.

Holder kontakt med sekretariatet/regnskapsfører/revisor etter behov. Kontakt med NUUG's bankforbindelse. Kontakt med Usenix angående medlemmer (rapport om nye medlemmer og adresse-endringer sendes hvert kvartal). Utarbeide og følge opp budsjett i samråd med det øvrige styret.

Detaljert saksgang for utbetalinger: En kopi/bilde av faktura eller kvittering sendes til kasserer, som attesterer, registrerer på web og i nettbank. Kopien beholdes av sekretariatet for å bli attestert av leder/nestleder og deretter arkivert i regnskapet.

Lenkesamling

• Styrewebben - Dokumenter som kun skal være tilgjengelig for styret, hvor også oppdatert økonomioversikt ligger.
• Styremøter - agenda + referat

Instruks / oppgaver for sekretariatet

Sekretariatets arbeide reguleres også av avtalen mellom NUUG og DND-sekretariatet.

Medlemsregister

• Registrere inn alle nye medlemmer
• Sender info til NUUGs nye medlemmer
• Registrere utmeldinger & adresseendringer
• Fakturerer nye medlemmer
• Føre liste over nye og utmeldte medlemmer (til styret)
• Føre liste over alle innbetalinger som sendes til Usenix
• Svarer på henvendelser mail og pr telefon

Sekretariatet tar seg av alle endringer av medlemsregisteret. En kopi av registeret er tilgjengelig for styret via CVS (nuug/styre/medlemsliste.csv). Informasjonen vi har registrert sendes ut til medlemmene to ganger i året (før årsmøteutsending og før fakturautsending) for korrekturlesing.

Det er viktig at registeret og mailinglisten bruker de samme mailadressene. Når det skjer endringer i mailinglisten skal sekretariatet ha beskjed. Dette skjer automatisk ved hjelp av en cron-jobb.

Postliste for papirpost

Sekretariatet fører liste over mottatt korrespondanse som kommer via papirpost. Dvs. brev, postkort etc. Reklame og kontoutdrag føres normalt ikke. Listen legges fram for styret hvert styremøte.

Listen skal inneholde ankomstdato, info om avsender og info om hva saken gjelder.

Regnskapet

• Registrerer alle bilag
• Purrer alle ikke har betalte medlemmer
• Avstemminger (bank og medlemskontingent)
• Regnskapsrapporteringer
• Sende regnskap til revisor og har kontakt vedr. regnskapet

Utsendelse av årsmøtedokumenter

Møter på styremøtene.
Skriver referat & sender dette til høring.
Sørger for at godkjente referater blir underskrevet.